上班族大雷！6 个“职场 Email NG 行为”，邮件该怎么写才正确？
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相信广大的上班族们，多少都经历过寄错信、称谓敬语写错，或是寄了 3 次信却迟迟等不到回信，最后才发现对方根本没收到⋯等状况，到底什么时候寄 Email 对方最容易看到？信件开头要怎么写、结尾留下哪些资讯才有礼貌？一起看看有哪些职场 Email 地雷行为，以及网友们的建议。
6 大职场信件 NG 行为
《Social Lab 社群实验室》本次透过《OpView 社群口碑资料库》关注近 1 年内“职场信件 NG 行为”话题的网络声量表现，带您了解网友热议的“职场信件 NG 行为”有哪些：
- 寄信时间不恰当：下班时间、假日别寄信
- 内容冗长无排版：排版、适时分段，能让内容更清晰易懂
- 发错信件：收件者、内容是否有对上，送出前要二次确认
- 用语不正式、不礼貌：颜文字、表情符号都不恰当
- 写错收件者姓名：确认对方姓名、称谓，是基本尊重
- 信件主旨不清楚：主旨应点出信件内容重点
假日、下班后寄信太扰民
观察近 1 年内网友针对“职场信件 NG 行为”的相关话题讨论，发现“寄信时间”其实大有学问，例如在假日、下班时间寄送邮件，可能会让收件者感到负担或困扰。对此就有网友表示“周末收到工作讯息真的很烦躁”，引发许多共鸣“不喜欢私人时间处理公事”、“下班看到讯息会很难放松”、“可以回：已收到，星期一处理”等。
另外，也有网友指出“上午 10 点”及“下午 3 点”是邮件的黄金发送时段，这时工作者的效率通常较高，邮件被阅读的机率也大幅提升；而到了下午 5 点后，很多人开始准备下班，查收邮件的效率较低，想要传达的讯息就很容易被忽略或搁置。
发错信无法撤回如何挽救？
此外，在工作时若不慎发送“错误信件”，可能会导致相当尴尬的局面，轻则有损个人的专业形象，重者甚至会使得企业机密资料外泄。有民众就在讨论区请益“工作时误发邮件怎么办”，吸引热心网友解答：“在 Outlook 中只要收件者还没开启邮件，就有机会能在寄件备份将邮件收回”、“Gmail 的邮件在发送后，画面左下方会出现取消传送的选项”，可以自行设置 5 到 30 秒的撤销时限，超出时间后便无法收回讯息。
如果信件寄出后真的无法顺利撤回，建议可先检视邮件存在的问题，究竟是发送给错误的收件者、内文或附件有误，还是仅仅是拼写错误等，再根据错处采取相应的措施，再次发送更正后的内容与道歉邮件。
正确书写姓名、称谓超重要
另外，在电子邮件的交流潜规则中，正确书写收件者的“姓名”格外重要，也是维持良好职场关系的关键，一旦出现写错或未标明姓名的情况，就可能会让对方感到不受尊重，留下不礼貌、不真诚的印象。
即有网友表示不喜欢遇到没有写清楚名字、想商业合作的邮件，直言“广发信感觉很没诚意”、“打错名字真的有够没礼貌”、“对广发信观感不好，觉得应该也不缺我合作啦”等。同时，“称谓”也是邮件礼节的重点，可以根据与收件者的关系、职务级别，以及熟络程度来选择适当的称呼，增强邮件的礼貌性与亲和力。
你还知道哪些职场信件的 NG 行为呢？如果想要避免发送错误讯息，最重要的就是在发送前认真检查信件内容，确保邮件具有清晰的主旨，并且正确的放上附件档案，收件者、CC（副本）与 BCC（密件副本）人数确认无误等，最后也别忘了在结尾处添加署名与签名档，留下联系方式促进沟通效率，让邮件在职场交流中发挥积极作用，顺利完成工作任务！
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